Grâce à l’évolution de la technologie, une multitude de procédés en entreprise sont soumis à la dématérialisation. C’est le cas des signatures des documents. En effet, de nombreuses sociétés optent actuellement pour la méthode électronique pour les diverses signatures de leurs documents.
Les bonnes raisons pour lesquelles opter pour une signature électronique de ses documents
Si le procédé de signature électronique est devenu aussi courant de nos jours, c’est en raison de ses multiples atouts. Effectivement, il permet d’économiser du temps vu qu’il ne sera plus nécessaire de se déplacer pour faire signer les documents. Il suffit pour les signataires, d’échanger ces derniers en ligne, via un système spécialisé en la matière et de les signer par la suite. En outre, la signature électronique assure la sauvegarde des documents du fait que les plateformes dédiées à cela sont dotées d’une option d’enregistrement des éléments signés. Aussi, en optant pour ce genre de procédé, l’entreprise verra réduire ses dépenses vu qu’il n’y aura plus besoin d’imprimer ou de gérer des archives.
Quels types de documents peuvent être signés d’une manière électronique ?
Plusieurs types de documents peuvent être signés d’une manière électronique, que ce soient ceux en interne ou en externe. Pour les éléments en interne, il y a les contrats de travail, les divers documents comptables et juridiques de l’entreprise. Concernant les documents en externe, il est à citer les contrats établis avec les partenaires ou les clients, les factures, les bons de commande à envoyer aux fournisseurs, les devis à émettre aux clients concernant les produits ou les services de l’entité,… Entre autres, presque tous les documents administratifs de l’entreprise peuvent être signés électroniquement.
Quelle est la valeur des signatures électroniques ? Est-elle réellement sûre ?
Certaines entreprises hésitent encore concernant l’utilisation de la signature électronique en raison de leur sûreté. Il est à cet effet, à savoir que les documents signés en ligne ont une valeur beaucoup plus importante que ceux dont les signatures sont faites manuellement. En effet, la signature électronique garantit la traçabilité des documents ainsi que leur intégrité. D’ailleurs, cette pratique est déjà autorisée de nos jours et des lois relatives ont été instaurées. Toutefois, pour être vraiment sûr de l’efficacité du procédé, il est primordial de faire le choix d’une solution de signature électronique respectant les règles en vigueur.
De ce fait, les entreprises n’ont plus besoin de se faire du souci en matière de procédé de signature électronique du fait que celui-ci est parfaitement permis actuellement.