Est-il possible de dématérialiser un cachet d’entreprise ?

Publié le : 10 décembre 20214 mins de lecture

La dématérialisation de documents est un élément important de la transformation numérique de l’entreprise d’aujourd’hui. 

La dématérialisation fait référence à l’élimination des documents papier par voie électronique, ce qui permet de gagner de temps dans la gestion de documents administratifs, juridiques ou financiers. 

Mais qui a dit que la numérisation des documents montre aussi que les documents doivent être protégés sous forme électronique.

La dématérialisation : c’est quoi exactement ?

Dans le contexte de la transformation numérique de l’entreprise, la dématérialisation d’aujourd’hui fait converger des réalités complètement différentes. 

La dématérialisation, c’est numériser les supports papier et faire des formats électroniques le standard de la gestion documentaire des entreprises. Ainsi, une distinction est faite entre dématérialisation « native » et dématérialisation « réplication ». 

La première méthode consiste à recevoir directement des fichiers au format numérique, tandis que la seconde méthode consiste à copier des fichiers papiers existants au format numérique.

Quels sont les avantages d’une dématérialisation de documents pour une entreprise ?

La dématérialisation est le principal enjeu économique de votre entreprise. La gestion et le classement des formats papier prennent du temps et nécessitent de temps et de l’espace. Ladite dématérialisation met aussi fin à ces problèmes. Par exemple, signer un devis peut vite devenir fastidieux : impression, signature, numérisation, etc. 

Cette tâche triviale, qui est effectuée plusieurs fois, peut être chronophage. En seulement 2 clics, la signature électronique peut faire gagner beaucoup de temps à tous les employés de votre entreprise, qui pourront se concentrer sur le cœur de métier et apporter des avantages à vos clients. 

De même, l’impression, la signature des notes de frais et la numérisation des pièces justificatives associées chaque jour sont redondantes. Grâce à la numérisation du document, le salarié peut saisir la note de frais et annuler la pièce justificative associée par un processus simple : le cachet électronique.

La clé pour dématérialiser les documents en toute sécurité

S’il n’existe pas de solution efficace afin de signer ou de tamponner un document électronique, lui conférant ainsi une valeur juridique, alors la dématérialisation du document n’a pas de sens. 

Mais quelles solutions existent pour protéger les documents numériques ? Les signatures électroniques respectent un cadre réglementaire et confèrent également une valeur juridique à tous les documents que vous signez comme contrats, devis, factures, etc. Ils assurent l’intégrité du document et l’identité du signataire. Selon la réglementation, les entreprises peuvent utiliser des cachets électroniques pour sceller des documents. 

Il s’agit de la version numérique du sceau de l’entreprise, il est donc exclusivement utilisé par les personnes morales pour garantir la source et l’intégrité des documents signés.

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