Peut-on dématérialiser l’ensemble de ses pièces comptables ?

Publié le : 10 décembre 20214 mins de lecture

La dématérialisation des pièces comptables est un processus qui permet de numériser toutes les pièces liées au service comptable, y compris l’ensemble du processus d’édition, de stockage ou d’archivage. A quels enjeux la dématérialisation de la comptabilité d’entreprise est-elle confrontée ?

Qu’est-ce que la dématérialisation des pièces comptables ?

En règle générale, la dématérialisation comprend la suppression des supports « matériels » en remplaçant les supports « matériels » par des supports numériques. Ainsi, dématérialiser des documents, c’est générer des documents au format numérique à partir des systèmes d’information. Bref, la dématérialisation est un processus qui permet de numériser tous les documents de l’entreprise. Ainsi, la dématérialisation comptable peut être définie comme la numérisation de tous les documents liés à la comptabilité de l’entreprise. Il s’agit d’un processus global au sein de l’entreprise, qui comprend non seulement la « numérisation » des pièces comptables, mais aussi la numérisation et la dématérialisation de l’ensemble du cycle de vie des pièces comptables.

Comment dématérialiser les pièces comptables ?

Comme on l’a vu précédemment, dématérialiser vos pièces comptables, c’est plus que simplement « scanner » ces pièces. Afin de réaliser la dématérialisation des pièces comptables, qu’elles soient utilisées pour le classement des pièces, ou pour l’édition ou l’archivage, il existe une solution de dématérialisation accompagnant votre logiciel dans la démarche. Le logiciel peut être utilisé en mode Saas ou sur un serveur local dédié, et permet à tous les collaborateurs d’accéder aux documents selon des règles prédéfinies. Ainsi, les logiciels dématérialisés permettent de protéger les documents comptables tout en les classant et en les stockant numériquement. Afin de pouvoir garantir l’authenticité des factures électroniques et leur apporter une valeur fiscale, diverses solutions sont possibles, notamment des solutions de signature électronique. Ainsi, une signature électronique est un procédé qui permet d’assurer l’intégrité d’un document électronique et de vérifier son auteur, tout comme une signature manuscrite d’un document papier.

Passer par les factures électroniques

Les factures électroniques sont des parties  spécifiques de la dématérialisation des pièces comptables. En fait, l’État a supervisé les factures électroniques, obligeant toutes les entreprises à utiliser des factures électroniques dans les marchés publics. Depuis le 1er janvier 2020, cette obligation couvre désormais toutes les entreprises. Mais ce n’est pas tout, car entre 2023 et 2025, le secteur privé obligera également les entreprises qui paient la TVA à utiliser des factures électroniques. L’État espère promouvoir les factures électroniques auprès des entreprises privées. Grâce au système de pré-remplissage en ligne, la dématérialisation des factures permet de simplifier la déclaration de TVA et de raccourcir le cycle de paiement par rapport à l’utilisation de factures papier. Bien entendu, l’ensemble du processus de facturation peut également être dématérialisé pour réduire les factures.

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