En entreprise, la dématérialisation est la transformation des documents papier en un format numérique directement éditable, et une fois la substitution est complète, on peut passer à une politique zéro papier. Après avoir numérisé vos documents, vous devez configurer votre solution de gestion électronique de documents (également appelée GED) afin de pouvoir stocker et modifier les documents selon vos besoins.
Son objectif est d’augmenter l’efficacité et ainsi de la rendre plus facile grâce à la gestion électronique des documents. Mais quels sont les avantages de la dématérialisation ?
Dématérialisation pour gagner de la place
La dématérialisation est définie comme le processus de remplacement d’un support tangible (souvent le papier) par une forme numérique.
Parmi les principaux avantages des documents sans papier est la logistique. Les archives peuvent contenir environ 23 000 pages sur un mètre carré. Les performances actuelles des méthodes de stockage numérique changent la donne. Actuellement, un disque SSD de 1 téraoctet (1 To) équivaut à plus de 43 000 mètres carrés d’espace d’archivage pour le stockage de documents destinés au traitement de texte. Cela est une vraie opportunité pour les petites entreprises qui cherchent généralement à optimiser leurs locaux.
Meilleure organisation et protection de données
La dématérialisation améliore également la traçabilité et le suivi des documents, particulièrement pour ceux qui travaillent à distance. La connexion de tous vos documents professionnels sur un réseau sans papier est la clé d’une journée de travail productive. La possibilité de travailler en déplacement, comme à la maison ou au bureau, est rendue possible à l'aide d'une solution d’hébergement personnalisée.
De manière générale, les solutions GED améliorent la sécurité des documents à l'aide d'un système de sauvegarde qui diminué le risque de suppression éventuelle. La sauvegarde contrôlée est un avantage incontestable pour chaque entreprise. La dématérialisation des documents peut limiter les risques de perte ou d’apporter une solution de reprise en cas de sinistre. Tout ça est très limité ou impossible, dans le mode de fonctionnement « tout papier ». Pour plus d’informations sur les sauvegardes, outil inséparable pour une dématérialisation réussie !
Focus sur la productivité
L’enjeu économique est aussi l’avantage incontestable de la dématérialisation des documents, surtout en termes de productivité et d’impression des collaborateurs. On estime qu’un salarié passe en moyenne 15 % à lire des informations et 50 % à lire des informations de tous les documents. Ainsi, avec une classification numérique précise, vous pouvez réduire au maximum votre temps d’étude.